Ce bugete au companiile pentru servicii de consultanta externa

Cand apeleaza companiile la serviciile firmelor de consultanta? Atunci cand nu fac fata situatiilor dificile din companie sau in mod curent pentru a avea o privire de ansamblu si pentru a beneficia de expertiza unor specialisti? Unele companii le fac pe amandoua, altele in ultimul moment, dar exista si cazuri in care nu se apeleaza deloc la servicii de consultanta.

"Marea majoritate a companiilor nu investesc, cheltuiesc! De aici si folosirea foarte redusa fata de potential a serviciilor de consultanta. Si atat timp cat aceste servicii vor fi privite ca si cheltuieli, toata lumea pierde. Bresa in mentalitatea companiilor se numeste "sucess fee" (taxa de succes - n.r.). Pe aici patrunde consultanta, pentru ca in felul acesta, la final, acest serviciu devine investitie", este de parere Radu Ionescu, consultant negociator si trainer in negociere de afaceri.

Dar fie ca o vad ca pe o necesitate sau ca pe un un lucru care aduce plusvaloare in companie, organizatiile plaseaza bani in consultanta. "Am vazut cifre pe an de la sute de mii de euro la milioane, chiar zeci de milioane, dar acest lucru cand este vorba de organizatii mari in proiecte de schimbare de strategie. In principiu, preturile pentru servicii de consultanta variaza de la 250 de euro la mii de euro pe zi", spune Adriana Gontariu, consultant la compania HR Excesllence.

Ea precizeaza ca nivelul sumelor investite depinde de foarte multi factori ca tipul si dimensiunea companiei, politica organizatiei vizavi de investitiile in consultanta comparativ cu dezvoltarea capabilitatilor interne proprii, de stadiul de dezvoltare al organizatiei sau in functie de perioada prin care trece organizatia, daca trece printr-o schimbare majora sau printr-o perioada relativ calma.

Un exemplu concret este compania Lafarge, care, la nivelul anului 2007, a cheltuit aproape 1.000.000 de lei (260.000 de euro) pentru servicii de consultanta. "In cazul serviciilor la care apelam in mod curent (consultanta fiscala, legala, audit, recrutare) o facem datorita expertizei acestor firme in domeniile respective. De asemenea, in cazul unor proiecte speciale - de organizare sau de management -, motivul este ca, pe langa expertiza pe care ne-o furnizeaza aceasta firma, obtinem si o privire calificata din afara companiei", explica Gabriel Matauan, HR&Public Affairs Director in cadrul Lafarge Romania.

Cand investesc companiile in consultanta?

O situatie obisnuita in care se apeleaza la consultanta poate fi listarea la bursa a unei companii sau fuziunea cu o alta companie. Este cazul Flamingo. De la listarea la bursa a firmei, in urma cu trei ani, intr-o perioada in care desi existau resurse interne, s-a apelat la consultanta de investment banking, juridica si contabila, apoi la integrarea firmelor Flamingo si Flanco postfuziune a fost folosita o firma germana de consultanta, Candidus, care i-a asistat timp de peste 6 luni in acest proces. "Avem exemple relevante de valoare adaugata pe care o poate aduce un consultant competent.

Cel putin in ultima situatie mentionata, Candidus ne-a redus timpul de integrare la jumatate, de la 18-24 luni la 9-12 luni", spune Dragos Simion, vicepresedintele Flamingo International. El adauga ca politica organizatiei nu este sa foloseasca consultanta in orice subiect, insa in ultimii ani au fost in permanenta teme pe care le-au rezolvat profesional cu asistenta unor consultanti. De asemenea, trebuie precizat ca la orice proiect de consultanta exista o contraparte interna, o echipa care comunica cu consultantii si actioneaza sincronizat cu echipa de consultanta. De asemenea, la Flamingo se folosesc servicii de consultanta bazat pe oportunitati si pe complementaritate cu resursele interne.

"Folosim consultanta fie acolo unde avem nevoie de o expertiza specializata, care in dese randuri nu se regaseste in resursele interne "normale" dintr-o societate, sau acolo unde avem nevoie de o a doua opinie, sau, nu in ultimul rand, unde este mai eficient organizatoric sa angajam un serviciu extern. In cea din urma situatie, daca am apela la resursele interne, am da peste cap activitatile curente derulate de persoanele interne implicate in proiect, din perspectiva focalizarii", spune Dragos Simion. Pe langa acestea, exista si situatii punctuale, de mai mica anvergura, insa cu tinta precisa, care ii ajuta sa nu faca eforturi inutile de a reinventa roata.

Tocmai din acest motiv, pentru unele domenii nu exista specialisti interni in companie pentru ca nu ar avea rost. "Daca obiectul de activitate al firmei este, de exemplu, automotive, nu are nici un sens sa aiba angajati specialisti in constructii. Pentru alte domenii, desi exista specialisti interni, pentru proiecte importante sunt angajati consultanti. Exemple pot fi marketing, IT sau juridic, desi cam toate companiile au si specialisti interni in domeniu", explica Radu Ionescu.

Buget de consultanta numai pe resurse umane

Daca luam in considerare doar bugetul de resurse umane, in compania farmaceutica Actavis se investeste in consultanta aproximativ 10% din acesta. Dar exista si cazuri in care consultanta este ultima solutie.
"Apelam la o firma de consultanta numai in momentele in care proiectul pe care il avem in lucru nu poate fi solutionat cu ajutorul resurselor interne, sau din considerente legate de timp, atunci cand estimam ca nu am putea sa finalizam un proiect apeland exclusiv la aceste resurse interne", spune Alina Culcea, human resources director al companiei farmaceutice Actavis Romania.

In cadrul Actavis, de obicei, exista colaborari cu firme de consultanta atunci cand se recruteaza pozitii pentru care se gasesc mai greu in piata candidati care sa raspunda cerintelor postului sau atunci cand au nevoie de programe de training de specialitate, mai ales pentru reprezentantii medicali. Acest lucru se intampla mai ales pentru ca organizatia nu are un departament de training in-house.

"Trebuia sa organizam un centru de evaluare a potentialului managerial pentru cativa dintre reprezentantii medicali care aplicasera pentru un post de manager zonal de vanzari si eram presati de timp.  Am colaborat aici cu o firma de consultanta care ne-a ajutat mult in pregatirea acestui centru de evaluare (setul de exercitii, materialele necesare)", spune Culcea, precizand ca la evaluarea propriu-zisa si la feedback au participat atat reprezentantul firmei de consultanta, cat si membrii interni ai echipei, angajati in cadrul departamentelor de resurse umane si vanzari.

Doar atunci cand trebuie

Foarte putine companii apeleaza la o firma de consultanta in strategie si majoritatea apeleaza la astfel de servicii atunci cand ii "doare". "Atunci striga dupa ajutor. Utilizarea consultantei va fi de aici incolo din ce in ce mai necesara. Pana acum, intr-o economie in dezvoltare cifrele de afaceri si profiturile cresteau in mod natural datorita pietei si nu neaparat datorita capacitatilor manageriale.

De aici si impresia oricarui manager ca totul este bine. Acum cand economia incepe sa se aseze, concurenta se ascute, diferentele vor fi facute de cei care reusesc sa inoveze. Iar aici, un consultant bun este indispensabil. Doar geniile reusesc fara", este de parere Ionescu. El este de parere ca frumusetea activitatii de consultant este ca toate situatiile sunt dificile.

Acesta da urmatorul exemplu in acest sens: "Unui client cu aproximativ 1.000 de angajati ii expira contractul de inchiriere al sediului. Proprietarul imobilului voia sa ii dubleze chiria, spunandu-i ca are deja un alt chirias doritor sa plateasca dublul chiriei actuale.  Evaluarea interna a clientului meu era ca fara 80% in plus la chirie nu scapa.

Acesta a fost momentul in care m-au chemat. Noul contract de inchiriere pe 3 ani s-a semnat cu 25% in plus, insa cresterea reala a fost de aproximativ 10%, pentru ca in cei 25% in plus erau incluse niste servicii pe care clientul meu le avea achizitionate de la alti furnizori. Si evident ca nu exista nici o alta firma care sa inchirieze tot spatiul", conchide Radu Ionescu.

Consultanta online pentru afacerile mici

Ti-ai deschis propria afacere? Ai mai putin de cinci angajati? Unii ar spune ca esti nebun. Dar ceea ce reprezinti de fapt este o microafacere. Iar vestea buna este ca microafacerile au resurse care sunt acum mai disponibile ca oricand.

- Una dintre acestea este site-ul www.startupnation.com. Fondat de catre expertul in probleme de antreprenoriat Jeff Rich Sloan, acesta cuprinde numeroase informatii utile inceperii unui business de la zero. De asemenea, comunitatea virtuala de pe site iti faciliteaza accesul la discutii online cu antreprenori din toata lumea.
- Un alt site util este www.micrometer.org. Mentorii sunt voluntari care au cel putin 21 de ani, au minimum trei ani de experienta in detinerea unei afaceri sau minimum cinci ani de business management.
- Daca mergem insa pe o linie mai traditionala, exista site-ul www.score.org, initiat de executivi iesiti la pensie, care are o lunga istorie in ajutarea afacerilor mici
Autor: Delia Oniga , ZF