Cateva trasaturi esentiale ale Managerului de proiect

Voi incepe prin a va propune un scenariu. Am nevoie de un manager de proiect care sa-mi gestioneze un proiect si am de ales intre mai multe persoane, deci voi parcurge un proces de selectie. Daca si dumneavoastra a trebuit vreodata sa angajati manageri de proiect, sunt convinsa ca sunteti familiarizat cu procedeul. Am in fata mea pe cineva cu un CV bun. Pana in clipa de fata, s-a descurcat foarte frumos: stie sa comunice si pare sa inteleaga toate lucrurile pe care ar trebui sa le cunoasca un manager de proiect. Ce altceva sa mai caut? In plus fata de compatibilitatea elementara cu rolul profesional, voi incerca sa mai aflu trei lucruri despre persoana din fata mea:
  • Are sentimentul ca isi asuma lucrurile pe care le face si se implica in realizarea lor?
  • Are o judecata sanatoasa?
  • Poate sa dea dovada de creativitate?
Pe langa aptitudinile bune de comunicare, acestea sunt lucrurile care constituie cu adevarat diferenta dintre managerul de proiect exceptional si cel obisnuit, de nivel mediu.

Sentimentul asumarii si al implicarii

Ca manager de proiect, nu puteti sa controlati chiar tot ce exista in cadrul unui proiect, dar acest lucru nu va scuteste de obligatia de a va simti raspunzator pentru tot. Putem sa discutam la nesfirsit pe tema diferentei dintre raspundere si responsabilitate, dar, din punctul de vedere al sentimentului asumarii pe care se cuvine sa-l aveti, deosebirile dintre aceste doua notiuni trebuie sa se estompeze. Dumneavoastra sunteti unica persoana care detine responsabilitatea globala; in plus, trebuie sa va simtiti ca si cum ati fi in totalitate raspunzator. Nu va derogati – asumati-va proiectul chiar si atunci cind toate sunt “varza”! Stiti dupa ce se cunoaste un om de isprava, pe care merita sa-l ai in preajma? Dupa faptul ca nu sta deoparte, ci face un pas in fata si isi asuma situatia atunci cand lucrurile incep sa mearga prost. Procedati in felul acesta si oamenii va vor multumi, va vor recompensa si va vor cauta pe viitor, ca sa lucrati cu ei!

Un proiect poate fi livrat si de un manager care nu are un veritabil sentiment al posesiunii asumate pentru continutul proiectului sau pentru rezultatul obtinut. Dar cand lucrurile merg prost, intra intr-o panta alunecoasa sau devin extrem de solicitante in vreun alt mod, sentimentul asumarii este cel care conduce la succes. Atunci cand se apropie miezul noptii si mai e nevoie de inca un pic ca sa se termine treaba, pasiunea este cea care va da putere.

Dupa ce va dati seama ca un manager de proiect are acest simt al asumarii? Nu va puteti da seama decat atunci cand se ajunge intr-un moment dificil. Proiectul e terminat cu intirziere - poate ca din motive ce pot fi justificate; eventual apare o problema care schimba situatia. Va spuneti in sinea dumneavoastra: “Asta e, eu am gestionat procesul de executie, cu rezultatele care se vad. Eu mi-am vazut de treaba mea si mai mult de-atat n-am ce sa fac!” sau va intrebati: “OK, asta e, ca asa s-a intamplat, dar ce pot face eu acum ca sa readuc lucrurile pe fagasul lor normal si sa le tin acolo?”. In primul caz se cheama ca faceti lucrurile in mod mecanic si fara entuziasm; in al doilea caz se cheama ca va asumati proiectul pe care il gestionati.

Daca recrutezi un manager de proiect ce anume cauti? Eu, de exemplu, le pun candidatilor intrebari si-i iscodesc ca sa-mi povesteasca despre situatiile in care lucrurile nu au mers bine; ii rog sa-mi spuna cum s-au simtit. Ii intreb despre situatiile in care nu au reusit sa se achite de obligatii ce au facut si cum s-au simtit. Ce caut eu este imaginea cuiva care se lupta cu tenacitate sa depaseasca obstacolele, caruia ii face placere sa le depaseasca si care are o senzatie acuta de nereusita daca nu poate.

Managerii de proiect cu adevarat buni se lupta cu ardoare sa indelineasca obiectivele care asigura succesul proiectului - ei nu trateaza managementul de proiect ca pe un algoritm care ori scoate in final solutia corecta, ori nu. Managerii cu adevarat exceptionali vor face acel efort in plus pentru a gasi solutii si cai de iesire, atunci cand lucrurile incep sa mearga prost; ei nu accepta din partea echipei lor raspunsuri despre cat de mult va dura sau despre cat de mult va costa, fara a le supune unei analize riguroase.

Judecata sanatoasa – in stil propriu managementului de proiect

Fiecare proiect este altfel decat toate celelalte si un manager de proiect trebuie sa se adapteze la el. Cu toate ca instrumentele si procesele vor fi de ajutor, la baza acestei adaptari trebuie sa stea judecata managerului.

Prin insasi definitia ei, judecata este mai mult o arta decat o stiinta. Unii oameni par sa se fi nascut cu o judecata sanatoasa, dar de obicei este rezultatul cicatricilor lasate de experienta. Oamenii o dobandesc prin practica directa, mai degraba decat sa le fie predata la scoala sau s-o invete din carti.

Mai jos am semnalat cateva domenii in care se pune la treaba propria judecata rationala:
  1. ce ar trebui sa cuprinda planul proiectului
  2. care elemente ale procesului de management de proiect sa fie aplicate si care ignorate
  3. cand sa apelati la autoritatea superioara
  4. cand sa intrati in detalii si cand sa e sariti
  5. cand sa faceti si cand sa delegati
  6. ce grad de risc poate fi admisibil
  7. care este gradul admisibil de schimbare, cand este rezonabil sa inaintati executia pe baza unei ipoteze
  8. de cate niveluri manageriale aveti nevoie in organizatia de proiect
  9. in ce grad se poate admite derularea in paralel a activitatilor
  10. cand este proiectul terminat.
Nu este o lista exhaustiva. Capacitatea de a gasi solutia de echilibru este aceea care le garanteaza practic succesul managerilor de proiect.

Un strop de creativitate

Niciodata sa nu va exercitati creativitatea asupra cerintelor clientului, dar intotdeauna sa cautati modalitati creative de a materializa aceste cerinte.

Unde si-ar mai gasi loc creativitatea?
  1. Obiectii in fata clientului – sarcina magerului de proiect este sa satisfaca nevoia clientului, nu s-o defineasca. Ceea ce nu inseamna insa ca nu trebuie sa va considerati indreptatit sa puneti in discutie doleantele clientului, daca vedeti ca din cauza lor vor aparea probleme. Atitudinea de evitat este aceea in care dumneavoastra, ca manager al proiectului, va ganditi in sinea dumneavoastra: “de fapt, nici nu are nevoie de chestia asta”. Dar pornind de la experienta dumneavoastra de pana acum si pe baza a ceea ce puteti observa, in timp ce planificati proiectul, este foarte productiv sa-l ajutati pe client sa inteleaga ca anumite cerinte majoreaza semificativ riscurile, costurile sau duratele de executie si sa-l ajutati pe client sa inteleaga ca ar putea obtine un proiect mai scurt, mai simplu sau mai usor de realizat, daca ar elimina cerintele respective.
  2. Planificarea si metodele de lucru, in general – planul pe care il faceti defineste in mare masura si metodele pe care le veti aplica pentru livrarea unui proiect. Intotdeauna exista cel putin doua moduri in care se poate face un lucru, oricare ar fi acela.
  3. Organizarea si structura proiectului – cum veti organiza participarea echipei la derularea proiectului? Din nou, in mod formal exista mai multe moduri de a face acest lucru, fiecare cu propriile atuuri si deficiente. Daca vi se pare ca interactiunea dintre membrii echipei si managementul echipei ridica probleme, incercati sa analizati mai bine felul in care i-ati organizat pe oameni si veniti cu alte variante.
  4. Rezolvarea problemelor – gasirea unei cai de evitare a unei probleme sau a unui obstacol aparut in calea proiectului reprezinta un mod foarte oportun de exploatare a creativitatii.
  5. Diminuarea riscurilor – de cite ori, ca manager de proiect, nu vi s-a parut ca un risc ar fi practic un “fapt implinit”. Riscul este o realitate data si aveti senzatia ca nu puteti face nimic altceva decat sa-l acceptati. Rareori insa se poate spune ca nu exista absolut nimic care sa va stea in putere - probabil ca pur si simplu nu va aratati suficient de creativ.
Si lista ar putea continua. De asemenea managementul resurselor umane poate fi imbunatatit printr-o gandire creativa in privinta modului cum procedati pentru angajarea, motivarea si impulsionarea echipei de proiect. Ceea ce nu inseamna ca v-as indruma sa va comportati tot timpul imprevizil sau sa cautati metode de interactiune de-a dreptul bizare prin ineditul lor, doar de dragul creativitatii - nu, e mai degraba dorinta de a-i vedea pe managerii de proiect ca isi folosesc judecata, atunci cand se impune o abordare alternativa, si ca isi folosesc imaginatia creatoare pentru a o descoperi si a o aplica.

Este adevarat ca unii oameni au un talent innascut pentru a fi manageri de proiecte si isi dau seama in mod intuitiv ce trebuie sa faca, exact la fel cum unii oamenii parca s-au nascut sa fie contabili, avocati sau intreprinzatori de succes. Dar, cu talentul lor indubitabil, acesti oameni, cel putin aceia cu adevarat buni in meseria lor, se arata dispusi sa mai invete una-alta de ici si de colo.


Bibliografie:

Managerul de proiect - Maiestrie in livrarea proiectelor – autor Richard Newton – Edidura CODECS;
Gandire creativa si brainstorming – autor J. Geoffrey Rawlinson – Editura CODECS
Manualul GOWER de Management de Proiect – autor J. Rodney Turner si Stephen J. Simister – Editura CODECS

Ultimele articole

»
»
»